Informativa sulla privacy

Informativa sulla privacy e sul trattamento dei dati personali

1. Ambito e titolare del trattamento

La presente informativa disciplina il trattamento dei dati personali effettuato tramite kingdomoak.com, negozio creato su Shopify e rivolto principalmente al mercato italiano. Il trattamento riguarda esclusivamente le attività necessarie alla vendita online di mobili, comprese scrivanie elettriche regolabili in altezza, scrivanie da gaming, scrivanie tradizionali, tavoli pieghevoli e mobili e scrivanie da ufficio di base.

KingdomOak determina finalità e modalità del trattamento connesso a ordini, pagamenti, consegne, resi, rimborsi, assistenza e sicurezza operativa. I dati non vengono raccolti per finalità estranee a tali attività.

2. Dati trattati

Per ordini, consegne e rimborsi possono essere trattati: nome e cognome, indirizzo di fatturazione e consegna, e-mail, numero di telefono, prodotti ordinati, importi, stato del pagamento, identificativi della transazione, dati della spedizione e del rimborso.

Quando il pagamento è gestito dal prestatore selezionato al checkout, KingdomOak non necessita dei dati completi della carta o dello strumento di pagamento e riceve soltanto le informazioni necessarie a verificare l’esito della transazione, identificarla ed effettuare un eventuale rimborso.

Per assistenza, resi o contestazioni possono essere trattati il contenuto delle comunicazioni, il numero d’ordine e gli eventuali documenti o immagini inviati volontariamente dall’utente per descrivere un problema relativo al prodotto o alla consegna.

Per la sicurezza del sito possono essere trattati dati tecnici limitati, quali indirizzo IP, dispositivo e browser, data e ora degli accessi, identificativi di sessione ed eventi necessari a prevenire accessi anomali, abusi, frodi o manipolazioni delle transazioni.

3. Finalità del trattamento

I dati dell’ordine vengono utilizzati per ricevere e verificare l’acquisto, gestire il pagamento, preparare l’ordine, organizzare la consegna, inviare comunicazioni operative e gestire resi e rimborsi.

I dati di contatto vengono utilizzati per rispondere a richieste riguardanti prodotti acquistati, ordine, consegna, restituzione, rimborso o problemi tecnici collegati alla transazione. I dati fiscali e contabili vengono conservati quando necessario per documentare correttamente le operazioni commerciali e adempiere agli obblighi applicabili.

I dati tecnici possono essere utilizzati per proteggere il sito, verificare attività anomale, prevenire frodi e gestire contestazioni. Tali controlli devono essere proporzionati al rischio e limitati alle informazioni necessarie.

Quando un trattamento non è necessario per l’esecuzione dell’ordine, per un obbligo applicabile o per una legittima esigenza di sicurezza, viene effettuato soltanto sulla base di una scelta libera e specifica dell’utente. Il mancato consenso a funzioni facoltative non impedisce l’acquisto o l’uso delle funzioni essenziali del negozio.

4. Ruoli di Shopify, KingdomOak e utente

Shopify fornisce l’infrastruttura tecnica attraverso cui il negozio e le operazioni di commercio elettronico vengono gestiti. Nell’ambito delle attività determinate da KingdomOak, la piattaforma può trattare i dati necessari al funzionamento tecnico e all’esecuzione delle operazioni richieste. Per eventuali trattamenti svolti autonomamente dalla piattaforma, la relativa responsabilità resta distinta da quella di KingdomOak.

KingdomOak è responsabile delle finalità di trattamento definite per le proprie attività e limita la comunicazione dei dati ai soggetti necessari per ordine, pagamento, consegna, rimborso, sicurezza e adempimenti applicabili.

L’utente deve fornire dati corretti e aggiornati e non deve trasmettere dati di terzi senza averne titolo. Informazioni inesatte o incomplete possono impedire la corretta evasione dell’ordine o la consegna.

5. Comunicazione a terzi

I dati vengono comunicati soltanto nella misura necessaria alla specifica attività richiesta.

Per le consegne possono essere trasmessi a USPS, DHL Express, UPS o FedEx il nome del destinatario, l’indirizzo di consegna, il numero di telefono quando necessario, gli identificativi della spedizione e le informazioni logistiche indispensabili.

Al prestatore di pagamento scelto al checkout vengono trasmessi i dati necessari all’autorizzazione e alla gestione della transazione. Shopify può ricevere i dati indispensabili al funzionamento della piattaforma e del processo di acquisto.

I destinatari devono trattare le informazioni per finalità coerenti con il servizio svolto, rispettare obblighi di riservatezza e adottare misure adeguate di sicurezza.

6. Trasferimenti internazionali

Quando il funzionamento tecnico del negozio, il pagamento, la sicurezza o la consegna comportano un trasferimento di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, KingdomOak limita il trasferimento ai dati necessari e utilizza garanzie idonee a mantenere un livello di protezione adeguato. Ove necessario, vengono applicate garanzie contrattuali e misure supplementari proporzionate alla natura dei dati e al rischio del trattamento.

7. Tempi di conservazione e cancellazione

I dati degli ordini, delle transazioni e della documentazione contabile vengono conservati per il tempo necessario alla gestione del rapporto e, quando rientrano nella documentazione soggetta a conservazione obbligatoria, fino a 10 anni.

I dati operativi di consegna, reso e rimborso non compresi nella documentazione soggetta a conservazione obbligatoria vengono mantenuti fino al completamento dell’operazione e, in assenza di contestazioni, per un massimo di 24 mesi dalla chiusura.

Le comunicazioni con il servizio clienti vengono conservate per un massimo di 24 mesi dalla chiusura della richiesta. I log tecnici e di sicurezza vengono mantenuti, in condizioni ordinarie, per un massimo di 12 mesi. In presenza di incidente, frode, contestazione o richiesta formale, i soli dati pertinenti possono essere conservati più a lungo per il tempo necessario alla relativa gestione.

Alla scadenza del periodo applicabile, i dati vengono cancellati, anonimizzati in modo irreversibile oppure resi non più utilizzabili per identificare l’utente, salvo necessità di ulteriore conservazione per obblighi o controversie in corso.

8. Cookie e strumenti di tracciamento

Il sito può utilizzare cookie o tecnologie equivalenti strettamente necessari per sessione, carrello, sicurezza, preferenze tecniche e completamento dell’acquisto. Tali strumenti vengono limitati a quanto indispensabile al funzionamento richiesto dall’utente.

Eventuali cookie o strumenti di misurazione non strettamente necessari, se presenti, devono restare disattivati fino a una scelta positiva dell’utente. Il consenso non viene ricavato dalla semplice prosecuzione della navigazione. L’utente deve poter accettare o rifiutare le categorie facoltative e può modificare o revocare la propria scelta tramite le impostazioni privacy o cookie disponibili sul sito.

La scelta sui cookie facoltativi non impedisce l’accesso alle normali funzioni di acquisto. La preferenza può essere riproposta quando cambiano sostanzialmente le condizioni del trattamento o, in condizioni ordinarie, non prima che siano trascorsi sei mesi dalla precedente scelta.

9. Diritti dell’utente e procedura di richiesta

L’utente può chiedere conferma dell’esistenza dei propri dati, accedervi, correggere informazioni inesatte, completare dati incompleti, richiederne la cancellazione quando non sussiste più una valida ragione di conservazione, limitarne il trattamento nei casi applicabili, opporsi ai trattamenti fondati su esigenze legittime e ricevere in formato utilizzabile i dati forniti direttamente quando ricorrono le condizioni per la portabilità.

Quando il trattamento dipende dal consenso, questo può essere revocato in qualsiasi momento senza pregiudicare le operazioni già svolte prima della revoca.

Per i cookie facoltativi, la revoca può essere eseguita direttamente dal pannello delle preferenze privacy o cookie del sito. Per accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione o portabilità, la richiesta può essere inviata a paymenthelp@kingdomoak.com indicando l’indirizzo e-mail utilizzato per l’ordine, il numero d’ordine se pertinente e il diritto che si intende esercitare. Possono essere richiesti ulteriori elementi soltanto quando necessari a verificare l’identità e impedire la comunicazione di dati a persone non autorizzate.

Le richieste vengono gestite senza ritardi ingiustificati. L’utente conserva inoltre il diritto di rivolgersi all’autorità competente per la protezione dei dati personali.

10. Sicurezza e minimizzazione

KingdomOak limita la raccolta alle informazioni pertinenti per acquisto, pagamento, consegna, rimborso, assistenza e sicurezza. L’accesso ai dati deve essere circoscritto alle funzioni che ne hanno effettiva necessità, evitando duplicazioni e conservazioni indefinite.

Le informazioni relative ai mobili acquistati, agli indirizzi di consegna, alle richieste di assistenza o ai rimborsi non vengono utilizzate per dedurre caratteristiche personali dell’utente o per creare profili estranei alla gestione del rapporto commerciale.

Contatti

KingdomOak

E-mail: paymenthelp@kingdomoak.com

Telefono: +1 321 357 9242

Indirizzo: 10017 COLONNADE DR, TAMPA, FL 33647

Orario di assistenza: lunedì-venerdì 8:30-17:30, secondo l’orario locale della sede indicata. Sabato, domenica e giorni festivi: servizio clienti non operativo.